Opažamo, da veliko organizacij uporablja Googlove storitve, ki so namenjene zasebni rabi in delodajalcem onemogočajo upravljanje računov, kar lahko v praksi prinaša kar nekaj nevšečnosti (npr. zaposleni izbriše službene datoteke ali uporablja račun po prekinitvi razmerja). Tovrstni računi so sporni z vidika obdelave podatkov s strani družbe Google. Uporaba brezplačne Google storitve za službene zadeve, ki vsebujejo osebne podatke posameznikov, ni skladna s Splošno uredbo o varstvu podatkov.
Z odprtjem brezplačnega računa se strinjate s pogoji uporabe Google: »Ko naložite, predložite, shranite, pošljete ali prejmete vsebino v naše storitve ali prek njih, podjetju Google (in ostalim, s katerimi sodelujemo) podelite dovoljenje za uporabo, gostitev, hranjenje, razmnoževanje, spreminjanje, oblikovanje izvedenih del (kot nastanejo pri prevodu, prilagoditvah ali drugih spremembah, ki jih izvedemo, da je vaša vsebina skladnejša s storitvami), sporočanje, objavo, javno izvajanje, javno predvajanje in distribucijo takšne vsebine po vsem svetu. Pravice, ki jih podelite s tem dovoljenjem, so za omejen namen delovanja, promoviranja in izboljšanja storitev in za razvoj novih storitev.
Naši samodejni sistemi analizirajo vašo vsebino (vključno z e-pošto), da bi vam lahko ponudili ustrezne funkcije izdelkov, prilagojene vam, kot so prilagojeni rezultati iskanja, prilagojeno oglaševanje ter odkrivanje neželene komunikacije in zlonamerne programske opreme. To analiziranje se izvede, ko se vsebina pošilja, prejema in shranjuje.« (https://policies.google.com/terms)
Lahko pa uporabljate plačljivo Googlovo storitev G Suite za e-pošto na vaši domeni (npr. ime.priimek@podjetje.si). Tu imate možnost upravljanja računov in z Google sklenete pogodbo, v kateri je Google vaš pogodbeni obdelovalec z vidika varstva osebnih podatkov.