Pri izvajanju vsakodnevnih nalog zaposleni pogosto uporabljajo zunanje nosilce, ki predstavljajo morebitno tveganje za nastanek varnostnega incidenta. Če se izgubi pomnilniški ključek USB z nešifriranimi osebnimi podatki, pogosto ni mogoče ugotoviti, ali so imele nepooblaščene osebe dostop do navedenih podatkov in kakšen vpliv ima izguba na zasebnost. V nadaljevanju podajamo nekaj smernic ravnanja z USB ključki:
- Ko uporabljate USB ključek za prenašanje osebnih podatkov, ga uporabljajte skrajno pazljivo in samo v nujnih primerih.
- Če prenašate datoteke z osebnimi podatki, jih raje kot preko USB ključka naložite v oblak ali na e-pošto in na tak način dostopajte do njih.
- Po prenosu datotek z osebnimi podatki na drug računalnik ali tiskalnik s pomočjo USB ključka te datoteke, ki vsebujejo osebne podatke (npr. imena in priimke, ocene, sezname, rojstne podatke ipd.), TAKOJ IZBRIŠITE.
- Priporočamo, da ključek, ki ga uporabljate za prenose datotek z osebnimi podatki, kriptirate z geslom ali uporabite za to enega izmed primernih programov.
- Eden izmed organizacijskih ukrepov, da se izognete izgubi USB ključka je ta, da ključ z vrvico namestite na šop preostalih ključev in tako zmanjšate možnost, da ga boste nenadzorovano pozabili v tujem računalniku.
To je le nekaj od možnih ukrepov, od katerih je najpomembnejši ta, da se uporabe ključkov pri prenašanju datotek raje izogibate.