Posredovanje osebnih podatkov po telefonu

Informacijski pooblaščenec nas je opozoril, da številni posvečajo premalo pozornosti ustrezni identifikaciji posameznika pri telefonskih klicih, kjer posameznik zahteva informacije in razkritje osebnih podatkov po telefonu, na primer o stanju njegovega dolga, se zanima glede izstavljenih računov, podatke o zdravstvenem stanju, … Pogosto se dogaja, da upravljavec osebnih podatkov za namen identifikacije kličočega zahteva le en osebni podatek kot na primer davčno številko, pri čemer pa ne pomisli, da so davčne številke vseh samostojnih podjetnikov, kulturnikov, sobodajalcev in drugih, ki kot posamezniki opravljajo kako dejavnost, javno objavljene v številnih bazah podatkov in na številnih spletnih straneh.
Način preverjanje identitete klicateljev po telefonu, kjer se zahteva samo en identifikator klicatelja za dostop do osebnih podatkov praviloma ne zadostuje, saj lahko vodi do kraje identitete in zlorabe osebnih podatkov ter lahko pomeni kršitev Splošne uredbe o varstvu osebnih.
Informacijski pooblaščenec torej priporoča, da se vedno, ko oseba po telefonu zahteva dostop oziroma razkritje svojih osebnih podatkov, zahteva navedba vsaj dveh identifikatorjev in torej ne samo davčna ali samo EMŠO. Kot drugega identifikatorja se lahko zahteva na primer številka zadnjega računa, številka dohodninske odločbe, številka zadeve, vnaprej določeno geslo, datum zadnjega obiska ali določenega dokumenta, oziroma drug podatek, s katerem bi moral razpolagati posameznik. Seveda je izbira takšnega drugega identifikatorja odvisna od okoliščin, vsekakor pa se svetuje, da gre za podatek za katerega je malo verjetno, da bi z njim lahko razpolagala tretja oseba ter da lahko upravljavec osebnih podatkov ta podatek preveri v svojih zbirkah.
Preverjanje identifikacije kličočega pa ni potrebno, v kolikor tekom telefonskega pogovora ne pride do razkritja osebnih podatkov, na primer, ko kličočega zanimajo le splošne informacije na primer o delovnem času, delovnem procesu organizacije ipd. Enako velja če lahko kličočega identificiramo na drug način, na primer, da prepoznamo telefonsko številko ali ga prepoznamo po glasu ipd. Vsekakor pa moramo biti o identiteti kličoča vedno prepričani. V primeru dvoma je bolje, da se identiteta dodatno preveri.