Prepoved preusmeritve službene elektronske pošte

Kot smo že velikokrat poudarili se elektronski naslov zaposlenega (npr. ime.priimek@organizacija) šteje za osebni podatek. Ob prenehanju delovnega razmerja preneha tudi namen zaradi katerega je bil službeni elektronski naslov dodeljen zaposlenemu, zato ga mora delodajalec nujno deaktivirati. Z deaktivacijo elektronskega naslova delodajalec zagotovi tudi točnost in ažurnost podatkov, saj elektronski naslov z imenom nekdanjega zaposlenega ne odraža dejanskega stanja.
Informacijski pooblaščenec poudarja, da je ohranjanje aktivnega elektronskega naslova nekdanjega zaposlenega, na način, da se vhodna elektronska pošta preusmeri na elektronski naslov drugega zaposlenega nedopustno. Takšno preusmeritev je Informacijski pooblaščenec prepoznal kot kršitev tudi v odločbi številka 0603-103/2018/11.
Kontinuiteto dela in poslovne komunikacije je potrebno zagotoviti na drug način, brez poseganja v komunikacijsko zasebnost (nekdanjih) zaposlenih. Ob prenehanju delovnega razmerja lahko delodajalec elektronski naslov zaposlenega ukine, hkrati pa omogoči pošiljanje avtomatskega sporočila, ki bo pošiljatelje obvestilo, da je bil elektronski naslov ukinjen in jih napotilo na nov elektronski naslov, na katerega naj naslovijo svoja sporočila.
Preden zaposleni zapusti delovno mesto mora skupaj z delodajalcem poskrbeti, da so službena sporočila ustrezno prenesena v skupen predal za vhodno pošto ali kako drugače evidentirana, kar bo delodajalcu omogočilo nemoteno kontinuiteto dela. Priporočljivo je, da delavec izjavi, da je imel možnost odstraniti svoje osebne podatke. Vzorec primopredajnega zapisnika, ki vsebuje takšno izjavo, vam je dostopen na oblaku v mapi Vzorci in navodila – Splošno/Kadrovsko področje.
V kolikor je zaposleni uporabljal skupni elektronski naslov npr. info@organizacija.si ali kadrovska@podjetje.si takšnega elektronskega naslova ob odhodu delavca ni potrebno ukiniti. Vsekakor pa se delavcu da možnost pregleda celotne elektronske pošte in izločitve morebitnih osebnih podatkov.
V kolikor pa delodajalec upravičeno sumi, da bi lahko delavec pri pregledu lahko izbrisal ali prenesel druge pomembne podatke službene narave (npr. poklicne skrivnosti ali drugo intelektualno lastnino podjetja) se postopek pregleda službenih naprav in elektronske pošte izvede komisijsko in zapisniško.