Nekaj strank se je na nas obrnilo z vprašanjem o dopustnosti zbiranja podatkov o interesentih za cepljenje proti COVID-19 med zaposlenimi v vzgoji in izobraževanju. Prišli smo do zaključka, da je zbiranje podatkov o interesentih za cepljenje (skupaj s telefonskimi številkami, številkami kartic zdravstvenega zavarovanja, …) dopustno le na podlagi soglasja zaposlenih. Kot ste s tem seznanjeni, mora informirano soglasje vsebovati zahtevane elemente, delodajalec mora posameznika obvestiti o prostovoljnosti podaje soglasja, namenu obdelave osebnih podatkov, zagotoviti mu mora informacije v skladu s Splošno uredbo itd. Upravljavec mora vedno biti zmožen izkazati pravno podlago za obdelavo podatkov, izvesti pa mora tudi vse ukrepe za zavarovanje varnosti obdelave. Način zbiranja podatkov za cepljenje, pri katerem bi se lahko zaposleni lahko seznanili z osebnimi podatki drugih zaposlenih, ni dopusten (npr. preko skupne zbirne tabele). Previdni moramo biti tudi pri posredovanju podatkov o zdravju preko elektronske pošte, saj jih moramo pred pošiljanjem obvezno šifrirati (npr. s programom 7-zip).
Če ste podatke o zanimanju za cepljenje zaposlenih že zbrali, oziroma če izvajate testiranje zaposlenih, morate to navesti tudi v Evidenci dejavnosti obdelave (EDO). Slednje v inšpekcijskih postopkih že preverja Informacijski pooblaščenec. V prilogi vam zato pošiljamo vzorce Evidence podatkov testiranja zaposlenih na okužbo s COVID-19, Evidence kandidatov za cepljenje proti COVID-19 ter Evidence podatkov o osebah okuženih s COVID-19, osebah, ki so COVID-19 prebolele oz. jim je odrejena karantena, ki jih po potrebi vstavite v svojo Evidenco dejavnosti obdelave (EDO). Evidence so pripravljene kot vzorec, zato jih je pred vključitvijo potrebno natančno preučiti ter prilagoditi oziroma dopolniti. Posebej pozorni bodite na polja označena z rumeno barvo. Pri tem izrecno poudarjamo, da ni nujno, da vodite vse navedene evidence.
Vse stranke pozivamo, da nas o prejemu kakršnekoli zahteve za zbiranje oziroma posredovanje osebnih podatkov, oziroma o drugem vprašanju glede varstva osebnih podatkov obvestite. Z veseljem vam bomo pomagali, vendar je to mogoče le, če smo o zadevi pravočasno obveščeni.