V Sklepu o ustavitvi inšpekcijskega postopka po ZIN po odpravi nepravilnosti številka 0611-397/2021/11 z dne 6. 10. 2021 je Inšpekcijski pooblaščenec obravnaval sum kršitve varstva osebnih podatkov pri obdelavi osebnih podatkov, pri katerih bi naj zavezanec zvočno snemal seje skupščine (in posnetek nadaljnje obdeloval) brez da bi posameznikom pred snemanjem zagotovil potrebne informacije o obdelavi osebnih podatkov. Posamezniki naj s snemanjem ne bi bili seznanjeni, snemalna naprava bi naj bila skrita. Upravljavec zvočnega snemanja sej ni imel urejeno v notranjih aktih, prav tako pa za snemanje ni imel soglasje vseh prisotnih. Upravljavec je pojasnil, da se seja snema za potrebe priprave zapisnika, s čim bi naj vsi prisotni ustno soglašali na eni izmed prejšnjih sej. Upravljavec je prav tako pojasnil, da je o obdelavi osebnih podatkov izdal obvestilo po 13. členu Splošne uredbe, s katerim je seznanil člane skupščine, obvestilo pa je vsem še vedno dostopno pri pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov ter na zahtevo. Prav tako je na svoji spletni strani objavil Politiko varstva osebnih podatkov, v kateri je pojasnjen postopek uveljavljanja pravic, sprejel Pravilnik o varstvu podatkov, oseba, ki je izvajala snemanje pa je podpisala izjavo o seznanjenosti z zahtevami varstva osebnih podatkov. Snemalnik se je hranil v železni omari, do katere je imela dostop le za snemanje pooblaščena oseba.
Informacijski pooblaščenec je pojasnil, da je snemanje sej skupščine dopustno pod naslednjimi pogoji:
- da ima upravljavec za snemanje vsakokratno predhodno privolitev vseh prisotnih na seji (ki izpolnjuje vse pogoje po Splošni uredb) ali
- da je za konkretni primer snemanja opravil presojo, da je snemanje nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega/zasebnega sektorja, ter da se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (gre za presojo po 4. odstavku 9. člena oz. po 3. odstavku 10. člena ZVOP-1). Po presoji se snemanje opredeli v poslovniku, na katerega morajo biti posamezniki ustrezno opozorjeni, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njimi soglašajo.
- da je v privolitvi posameznika ali v poslovniku jasno navedeno:
- kdaj se seje organov snemajo,
- za kakšen namen se snemajo,
- če/kdaj in na kakšen način se posnetki lahko javno predvajajo.
- da so vsi posamezniki pravočasno, na pregleden in pošten način, obveščeni o vseh informacijah o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe.
- da se seje ali deli sej iz katerih je javnost izključena (npr. zaradi obdelave varovanih osebnih podatkov), ob upoštevanju načela najmanjšega obsega podatkov eventualno, snemajo zvočno z namenom priprave zapisnika.
- da se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave, opredeljen v poslovniku (npr. po javnem predvajanju sej na določen način, po dokončani pripravi zapisnika seje, …).
V okviru inšpekcijskega postopka, je Informacijski pooblaščenec ugotovil, da je bil upravljavec zmožen izkazati ustne privolitve (v obliki zabeležene ustne izjave prisotnih članov) za vse člane skupščine, razen za enega člana, ki se je skupščini pridružil kasneje. Osebne podatke tega, kasneje vključenega člana skupščine, je upravljavec obdeloval v nasprotju z 8. členom ZVOP-1, četudi jih je uporabljal izključno za namen priprave zapisnika ter jih shranjeval zgolj do potrditve zapisnika na naslednji seji. Informacijski pooblaščenec bo glede opisane kršitve zoper zavezanca, oziroma njegovo odgovorno osebo, če bodo za to podani zakonsko določeni pogoji, ukrepal v postopku o prekršku po Zakonu o prekrških.
Sklep je dostopen na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/praksa-ip