Delodajalci imajo pogosto dostope do različnih (državnih) evidenc osebnih podatkov, ki vsebujejo tudi podatke o njihovih zaposlenih. Tako imajo na primer zdravstveni domovi (kot delodajalci) dostop do Centralnega registra podatkov o pacientih (CRPP), upravne enote imajo dostop do matičnega registra … Postavi se vprašanje, ali lahko delodajalci, ki imajo dostop do registrov, podatke iz registrov sami pridobijo za odločanje o zahtevkih iz delovnega razmerja.
Na Informacijskega pooblaščenca je bilo naslovljeno vprašanje, ali sme upravna enota kot delodajalec, z namenom preveritve upravičenosti, opraviti vpogled in pripraviti izpis iz matičnega registra v primeru, ko zaposleni nanjo naslovi prošnjo za dodelitev izrednega dopusta ob smrti ožjega družinskega člana. Za preverbo upravičenosti zaposlenega do izrednega plačanega dopusta potrebuje delodajalec podatek o umrlem posamezniku, predvsem ime in priimek, sorodstveno razmerje ter datum smrti. Po veljavni zakonodaji (ZMatR, ZDR-1, ZDDO) delodajalec nima pravne podlage za pridobitev oz. preverbo teh podatkov v matičnem registru. Skladno z načelom omejitve namena iz člena 5(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov zgolj dejstvo, da ima upravna enota dostop do določenih osebnih podatkov še ne pomeni, da jih lahko obdeluje za kakršenkoli namen. Kar pomeni, da vpogled v matični register z namenom pridobitve podatkov potrebnih za ugoditev izrednega dopusta ob smrti ožjega delovnega člana, ni zakonito. Če zaposleni, na zahtevo delodajalca dokazila ne predloži, mora sam nositi posledice takšnega ravnanja. Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca številka 07120-1/2022/275 je dostopno tukaj.
Ko delodajalec za uresničevanje pravic in obveznosti zaposlenih potrebuje določene osebne podatke ali dokazila, je nujno da:
- zahteva samo tiste osebne podatke, ki jih za uresničitev namena nujno potrebuje (upošteva načelo najmanjšega obsega podatkov),
- osebne podatke pridobi direktno od zaposlenega (razen, če razpolaga z (izrecno) zakonsko podlago),
- omeji njihovo obdelavo (dokazila in podatke preveri, hrani pa le če je to nujno potrebno (v skladu z zakonodajo).