Na Informacijskega pooblaščenca so bila naslovljena vprašanja glede obravnave službene elektronske pošte in datotek zaposlenih po njihovem odhodu iz podjetja. Vprašanja so se nanašala predvsem na vprašanje, ali je dopustno, da se z internim pravilnikom (npr. Pravilnikom o varstvu podatkov) od zaposlenih zahteva, da elektronsko pošto, ki jo prejmejo na svoj naslov, posredujejo v določen skupni poštni predal ter da v ta poštni predal posredujejo tudi vso pošto, ki jo pošljejo poslovnim partnerjem z namenom, da se delodajalcu omogoči vpogled v ta sporočila in zagotovi kontinuirano delo delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo tega delavca.
Informacijski pooblaščenec je pojasnil, da so zahteve po ločevanju in sprotnem prenosu poslovne elektronske pošte v skupne poštne predale dopustne, pod pogojem, da gre izključno za poslovno komunikacijo, da so zaposleni ustrezno obveščeni o obdelavi osebnih podatkov ter da so dostopi do teh sporočil strogo omejeni in nadzorovani. Zahteva po prenosu poslovne elektronske pošte v skupen poštni predal je, pod enakimi pogoji, dopustna tudi ob odhodu zaposlenega iz organizacije. Enako velja za zahteve po sprotni centralni hrambi delavčevih službenih datotek, ki omogočajo dostop zaposlenim, ki nadaljujejo delo na teh vsebinah.
Celotno mnenje Informacijskega pooblaščenca št.07121-1/2024/1091, z dne 19.09.2024 je na voljo tukaj.